La comunicación como Gestión en los Proyectos

Introducción

En la gestión de proyectos, una de las áreas de conocimiento extremadamente importante es la gestión de la comunicación. La misma incluye procesos necesarios para asegurar que las informaciones del proyecto sean generadas,  colectadas, distribuidas, almacenadas, recuperadas y organizadas de manera oportuna y apropiada. La habilidad en comunicación requiere de los gerentes de proyectos y sus equipos, habilidades para oír activamente, cuestionar buscando ideas y escenarios, orientar al equipo, investigar hechos, identificar y conducir las expectativas, persuadir a involucrados a ejecutar una acción, negociar para obtener buenos resultados, solucionar conflictos, sintetizar, revisar e identificar las etapas siguientes del proyecto. Para que estas situaciones sean bien administradas, existen técnicas que pueden ser contar el hecho de que son encontradas barreras en el medio del proceso.

Gestión de la comunicación en proyectos

Los Gerentes de Proyectos pueden gastar un tiempo excesivo en la comunicación con el equipo, partes interesadas (actores), clientes y patrocinadores. Para eso, se debe tener en mente que la gestión de la comunicación en proyectos exige una gran dedicación por parte de los Gerentes de Proyectos en la misión de mantener informados a todos los involucrados de tal forma que se tenga una uniformidad en las informaciones, además de obtener un entendimiento impar en relación a los objetivos y progreso de las actividades. Es importante que todos los involucrados entiendan cómo las comunicaciones afectan directamente a los proyectos. La gestión de la comunicación consume alrededor de 70% a 95% del tiempo de los Gerentes de Proyectos.

Factores críticos de éxito.

Según Cavalieri (2005), los proyectos son ejecutados por personas. Y son ellas las que resuelven los problemas, toman las decisiones, diseñan los modelos, etc. Para ser exitosos, los proyectos son obtenidos por medio de una combinación de decisiones, acciones y estrategias eficaces.

Para Verzuh (2000), la comunicación está entre los principales factores que llevan al éxito de un proyecto. Es fundamental la comunicación constante entre todos los involucrados en el proyecto. Por otro lado, el gerente precisa estar capacitado para escribir y hablar bien, presidir reuniones con eficiencia y solucionar conflictos de manera constructiva.

¿Por qué tanta preocupación con la comunicación?

La gestión de la comunicación nada más es que una de las áreas de conocimiento necesarias en la gestión global de un proyecto, y la preocupación con las comunicaciones tiene sus motivos:

 En la gerencia de proyectos un alto porcentaje de roces, frustraciones e ineficiencias en las relaciones tiene como origen una comunicación pobre, lo que propicia las fallas de entendimiento de las premisas necesarias para el éxito de los proyectos;

 La falla en la interpretación de un requisito del proyecto, las dudas en una solicitud de cambio o una fecha comprometida que fue sobrepasada, son resultados de una quiebra de comunicación;

 La información es la base para la gestión de proyectos y debe ser tratada con el mismo rigor y criterio que las demás áreas de conocimiento;

 Los proyectos son actividades de personas en equipos que precisan comunicarse y entender los propósitos y objetivos de las diversas actividades que cercan a estos proyectos.

Principales componentes de la comunicación

Los principales componentes del modelo de comunicación en proyectos son:

Codificador: tiene como función traducir pensamientos o ideas en un lenguaje que sea comprendido por los involucrados en los proyectos;

Decodificador: tiene como función convertir el mensaje en pensamientos o ideas significativas

Gestión de la Comunicación en Proyectos –

Factores críticos de éxito.

Mensaje y retroalimentación: La salida o resultado de la codificación y decodificación;

Medio: método usado para transmitir el mensaje. O sea, determinar qué método será eficaz para transmitir el mensaje haciendo con que el entendimiento sea impar;

Ruidos: mensurar qué factores interfirieron en la transmisión y en la comprensión del mensaje y actuar de forma que se esclarezcan las divergencias.

El impacto total de un mensaje comprende a 7% en palabras, 38% en el tono de voz y 55% en las expresiones faciales.

El proceso de comunicación abarca a los personajes y a los canales de comunicación, pudiendo ser representado por el cuadro de abajo, como describe Cavalieri (2005):

Barreras de la comunicación

Con relación a las barreras de la comunicación que pueden intervenir directamente en los proyectos, podemos destacar:

 Falta de canales claros de comunicación;

 Velocidad del habla y el ritmo del pensamiento;

 Distancia física o temporal entre el emisor y el receptor;

 Uso inadecuado de lenguaje técnico;

 Factores ambientales de distracción;

 Actitudes perjudiciales como escepticismo y preconceptos;

 Información excesiva;

 Falta de conocimiento sobre el asunto que está siendo comunicado;

 Diferencias culturales.www.softexpert.com.br

Gestión de la Comunicación en Proyectos –

Tipos y estilos de comunicación

En cuanto a los tipos de comunicación, podemos destacar:

Comunicación verbal: aún es el tipo más utilizado y el más eficaz para transmitir informaciones; Comunicación no verbal: la riqueza de símbolos es enorme, y exprimen dolor, cansancio, sentimientos y emociones;

Comunicación paralingüística: aspectos como velocidad y entonación de voz son considerados aspectos paralingüísticos.

En cuanto a los estilos de comunicación, tenemos la comunicación formal en donde reglas y procedimientos son seguidos y, comunicación informal cuando no hay un conjunto de reglas, y la comunicación es libre.

Podemos afirmar además que, las comunicaciones en un proyecto pueden ser

“Internas” donde las mismas son exclusivamente aplicadas al proyecto, y “Externas” cuando dirigidas a clientes, medios, público entre otros. Además, tenemos las comunicaciones dirigidas verticalmente (llamada “Vertical”) hacia arriba y hacia abajo en una organización, además de la forma “Horizontal”, las cuales son dirigidas entre los pares del proyecto.

Quién es quién en las comunicaciones

Cuando hablamos en gestión de comunicación, es importante que sepamos quién es quién en este proceso y principalmente en los que se refiere a un proyecto específico. Para eso, PMBOK - Project Management Body of Knowledge - sus iniciales en inglés en traducción al español  (Gestión de Proyectos Órgano de Conocimientos) nos auxilia en el sentido de dirigir estas comunicaciones a través de una definición simple de los relacionamientos:

Relación de habilidades necesarias de espera:

A
La alta dirección, cliente, patrocinador de estado y alarmas (hacia arriba) el apoyo organizacional, la retroalimentación, la financiación

Solución de problemas, configuración sistémica, resultados de informes

B
Director Funcional, otros

GPS (vista lateral- Interior) Planificación y coordinación de apoyo técnico y la cooperación de Contratación y Negociación    

C
Los participantes del equipo del proyecto, contratistas, subordinados (hacia abajo)
Liderazgo, dirección y control

Calidad y cumplimiento específico

La planificación, el trabajo en equipo y la coordinación

D
Las partes interesadas externas, organismos reguladores, medios de comunicación

(Vista lateral – Externa)

Información general sobre el progreso y el apoyo de realimentación
Las relaciones públicas y la facilidad de interacción con las diferentes audiencias de la Comunicación en Proyectos –

Factores críticos de éxito.

Los participantes del equipo del proyecto tienen cuatro principales necesidades de comunicación, que son:

Responsabilidad: cada participante del equipo precisa saber con exactitud por qué parte del proyecto será responsable;

Coordinación: los miembros del equipo dependen unos de otros. Las informaciones de coordinación permiten que ellos trabajen con eficiencia;

Status: el cumplimiento de las metas exige el control del progreso durante el progreso de las actividades, para identificar los problemas y tomar las medidas correctivas;

Decisión: los participantes del equipo precisan saber todas las decisiones tomadas por los clientes, patrocinadores y gerencia que se relacionan con el proyecto y su ambiente comercial para mantener el proyecto en sintonía.

Cómo saber los canales de comunicación existentes

Muchas veces en una gestión de proyectos no sabemos el número de canales existentes para la comunicación. Para eso, el PMBOK - Project Management

Body of Knowledge – sus iniciales en inglés en traducción al español  (Gestión de Proyectos Órgano de Conocimientos) nos auxilia en el sentido de conseguir detectar este número de canales y, éstos son calculados de acuerdo con el número de personas involucradas en el proyecto. Abajo, detallamos de forma simple cómo calculamos el número de canales existente en un determinado proyecto, a fin de auxiliar a la gestión del mismo vinculando los procesos de comunicación.

Para un proyecto en donde tenemos dos personas involucradas, tendremos un canal de comunicación, mediante la aplicación de la fórmula de abajo. Ya para un número de cuatro personas, tendremos seis canales de comunicación. Para que obtengamos el número de canales existente vinculando a 36 personas en un proyecto, aplicamos la fórmula de abajo.

Fórmula:

n(n-1)/2 ó (n2 -n)/2

Dónde:

n(n-1)/2

36*(36-1)/2

36*35/2

1260/2 = 630

Por lo tanto, para un proyecto que vincula a 36 personas, tendremos 630 canales de comunicación. Esta información pasa a ser de fundamental importancia para la gestión de la comunicación en un determinado proyecto en la compañía.

Gestión de la Comunicación en Proyectos –

Factores críticos de éxito.

Análisis de las partes interesadas

Para que la gestión de la comunicación tenga éxito y vincule directamente a los involucrados en el proyecto, es importante analizar a las partes interesadas (actores). Para eso, son usadas etapas que determinan un análisis meticuloso de las partes interesadas del proyecto:

Etapa 1: Identificar a todas las potenciales partes interesadas y respectivas informaciones como papeles, departamentos e intereses;

Etapa 2: Identificar el impacto o apoyo de cada parte interesada a fin de definir estrategias de abordaje como grado de poder e interés, grado de poder e influencia y grado de influencia e impacto;

Etapa 3: Evaluar probables reacciones o respuestas de las partes interesadas en ciertas situaciones.

ALTO

Mantener satisfecho A	Gestión temprana B,H y F
BASICO (Mínimo esfuerzo) G y D	Hacer un seguimiento de C y E

BAJO                                                                                                        ALTO

Las letras desde la a hasta la G representan actores Genéricos

Conclusión

De 70% a 95% del trabajo de un gerente de proyectos está vinculado a la gestión de la comunicación. ¿Por qué podemos afirmar sobre esta cuestión?

Todo el trabajo desarrollado durante todo el proyecto está acerca de la comunicación en cualquier etapa. La comunicación es la base para el éxito de un proyecto y fundamental para integrar a todas las partes interesadas (actores). Además, depende también de la comunicación para atender las expectativas de cada una de estas partes interesadas en una visión amplia de la gestión de proyectos.

En la elaboración del Plan de Gestión de la Comunicación, podemos y debemos seguir los procesos que identificarán a las partes interesadas, planificar las comunicaciones, distribuir las informaciones, administrar las expectativas de las partes interesadas e informar el desempeño del proyecto.

Por lo tanto, afirmamos que la comunicación es fundamental para el éxito del Proyecto

Carlos Ochoa

TWITTER  @ochoacm